Zur Qualitätssicherung der eingereichten Anträge hat die GVT ein zweistufiges Vorbegutachtungsverfahren etabliert. Dieses umfasst im Allgemeinen zunächst eine Idee, dann eine Skizze und auf diese folgt ein Langtext oder eine Langfassung. Hierbei wird zunächst die Idee, ausgehend von dem zuständigen Arbeitsreis (AK) oder ausgehend von einer Forschungseinrichtung (FE) diskutiert, die nach Prüfung und Diskussion in den AKs anschließend von den FE zu einer schriftlichen Skizze ausgearbeitet wird. Diese wird nach weiterer Überprüfung und Diskussion durch die AKs zu einer Langfassung und anschließend zum formalen Antragstext erweitert. Die Überprüfung der Qualität der Anträge geschieht über ein GVT-internes Vorbegutachtungsverfahren in den Arbeitskreisen und ggf. bei allen Mitgliedsfirmen. Alle Vorbegutachter sind auf ihrem Gebiet ausgewiesene Fachleute unserer Mitgliedsfirmen.
Die Antragstellung und die Budgetverwaltung der laufenden Projekte geschehen durch die GVT-Geschäftsstelle. Die durch die GVT eingereichten IGF-Anträge haben im Allgemeinen überdurchschnittliche Erfolgschancen auf Bewilligung. Die Forschungseinrichtungen können Skizzen elektronisch bei der Geschäftsstelle einreichen.
Noch vor der Antragstellung werden die Projektbegleitenden Ausschüsse (PAs) zusammengestellt. Bei Interesse an der Mitwirkung in einem Projekt können Sie auf der Projektbörse Projekte finden, die für Sie von Interesse sein könnten.
Kümmerer der AKs begleiten laufende Projekte in projektbegleitenden Ausschüssen und berichten in AK-Sitzungen über den Projektfortschritt. Die Geschäftsstelle berichtet an die GVT-Mitglieder und sorgt für die Zugänglichkeit der Abschlussberichte für Mitglieder und die interessierte Öffentlichkeit. Die GVT ist stets bestrebt, die Verbreitung des Wissens aus den Projekten möglichst auch über GVT-Fortbildungskurse sicher zu stellen.