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Datenschutzerklärung

Ob Sie ein Tagungsteilnehmer, Kunde, Interessent oder auch nur ein Besucher unserer Website sind: Wir respektieren und schützen Ihre Privatsphäre. Gemäß Art. 13 der EU-Datenschutzgrund­verordnung (EU-DSGVO) informieren wir Sie hiermit über die Art und Weise, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, verarbeiten und nutzen. Unser Fokus liegt dabei insbesondere auf der - für Sie - fairen und transparenten Nutzung Ihrer Daten durch die GVT.

Im Folgenden können Sie sich einen Überblick verschaffen, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen erheben und was wir damit machen. Wir informieren Sie außerdem über Ihre Rechte gemäß dem geltenden Datenschutzrecht und an wen Sie sich bei weiteren Fragen wenden können.

Wer sind wir?

Die GVT e.V. ist ein gemeinnütziger wissenschaftlich-technischer Verein.

a)    Verantwortlicher im Sinne der EU-DSGVO

GVT Forschungs-Gesellschaft Verfahrens-Technik e.V.

Theodor-Heuss-Allee 25, D-60486 Frankfurt am Main

Tel:                              +49 69 7564- 374

E-Mail:                       

VR-Nr.:                        VR 13150 (Amtsgericht Frankfurt am Main)

Geschäftsführung:   Dr. Andreas Förster

Verarbeitungsrahmen

a)    Welche personenbezogenen Daten erheben wir von Ihnen?

Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie unsere Dienstleistungen nutzen, also z.B. eine unserer Veranstaltungen, Gremiensitzungen oder einen Weiterbildungskurs besuchen, sich für einen unserer Newsletter registriert haben oder sich per Telefon, E-Mail oder im Rahmen eines persönlichen Kontaktes (z.B. auf einer Messe oder Veranstaltung) an uns gewandt haben.

Im Detail verarbeiten wir die folgenden Daten:

  • Name, E-Mail-Adresse
  • Private Adresse, Firmenadresse, Post-Adresse
  • Falls Sie GVT-Mitglied sind: Mitgliedsnummer
  • Interessensprofil, Zugehörigkeit zu unseren Gremien
  • besuchte Tagungen, Veranstaltungen und Gremiensitzungen
  • IT-Nutzungsdaten (IP-Adresse, besuchte Webseiten, Verbindungsdatum und -zeit)

b)    Woher stammen diese Daten?

  • Sie selbst teilen uns diese bei Anmeldung zur Nutzung unserer Dienstleistungen mit
  • Fall Sie GVT-Mitglied sind: aus Ihrem Mitgliedsantrag.
  • Wenn Sie eine von uns durchgeführte Tagung, Veranstaltung oder Gremiensitzung besucht haben.
  • Wenn Sie für eine von uns durchgeführte Veranstaltung einen Beitrag einreichen.
  • Wenn Sie sich für unseren Newsletter registriert haben.
  • Wenn Sie an einem Forschungsprojekt beteiligt sind, das von der GVT koordiniert oder geleitet wird.
  • Teilweise erhalten wir Ihre Kontaktdaten auch von externen Kooperationspartnern oder aus öffentlich zugänglichen Verzeichnissen.
  • Bei der Nutzung unserer Internet-Dienste fallen pseudonymisierte Nutzungsdaten in Form von IP‑Adressen an.

c)    Wofür nutzen wir diese Daten und was sind die Rechtsgrundlagen dafür?

Durchführung von Vertragsverhältnissen (Art. 6 Absatz 1b der EU-DSGVO):

In der Regel unterhalten Sie eine Geschäftsbeziehung mit uns (laufender Vertrag) oder die Datenverarbeitung ist auf Ihre Anfrage hin zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, zum Beispiel:

  • Zur Durchführung von Vertragsverhältnissen wie z.B. gebuchte Tagungen oder Fortbildungen und zur Abrechnung der bezogenen Leistungen

Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Absatz 1c der EU-DSGVO):

Als Verein unterliegen wir zahlreichen steuer- und handelsrechtlichen Bestimmungen. Zur Erfüllung dieser Bestimmungen müssen wir Ihre Daten verarbeiten und speichern.

Auf Basis Ihrer Einwilligung (Art. 6 Absatz 1a der EU-DSGVO):

Teilweise haben Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten gegeben, z.B. wenn Sie unseren Newsletter abonniert haben. Sie können diese Einwilligung jederzeit wiederrufen. Dies gilt auch für Einwilligungen, die Sie uns vor Inkrafttreten der EU-DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018 abgegeben haben.

Zur Erfüllung Ihrer Wünsche und zur Verbesserung unseres Angebotes basierend auf einer Interessenabwägung (Art. 6 Absatz 1f der EU-DSGVO):

  • Zur Information über Veranstaltungen oder Publikationen der GVT, die thematisch zu Ihrem Interessensprofil passen.
  • Zur Sicherstellung eines geordneten Betriebs und zur Optimierung unseres Angebotes: Wir überwachen die Nutzung unserer Dienste, um die Auslastung und die IT-Sicherheit gewährleisten zu können. Dies geschieht auf Basis von IP-Adressen. Wir führen keine Zuordnung zwischen benutzten IP-Adressen und Ihrem Benutzerkonto durch.

d)    Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Für die Speicherdauer Ihrer Daten gelten unterschiedliche Fristen

  • Daten mit steuerrechtlicher Relevanz werden i.d.R. 10 Jahre gespeichert
  • Daten mit handelsrechtlicher Relevanz werden i.d.R. 6 Jahre gespeichert
  • Tagungshistorie: maximal 10 Jahre
  • Nutzungsdaten wie Verbindungshistorie (pseudonymisiert über IP-Adresse): 1 Jahr

Führen wir eine Profilbildung durch?

Wir versuchen, aus den von Ihnen besuchten Veranstaltungen Ihr Interessenprofil zu ermitteln. Dies geschieht, indem wir die jeweilige Veranstaltung thematisch kategorisieren und mit Ihrem automatisiert erstelltem Interessenprofil abgleichen.

Geben wir Ihre Daten an Dritte weiter?

Externe Dienstleister:

Wir arbeiten mit einer Reihe von externen Dienstleistern bzw. Kurs-leitern an deutschen Forschungseinrichtungen zusammen, die uns bei der Bereitstellung unserer Veranstaltungs- bzw. IT-Services unterstützen. Dies ist z.B. die Newsletter2Go GmbH mit Ihrem gleichnamigen Newsletter-Tool. Alle diese Anbieter wurden von uns sorgfältig ausgewählt und vertraglich auf die sorgfältige Einhaltung aller relevanten Datenschutzbestimmungen verpflichtet. Gleichzeitig geben wir natürlich nur die minimal zur Nutzung dieser Dienstleistungen notwendigen Daten weiter.

Weitergabe an andere Veranstalter:

Wenn wir eine Veranstaltung gemeinsam mit einem externen Veranstalter durchführen, geben wir zur Durchführung der Veranstaltung alle relevanten Daten an den externen Veranstalter weiter. Wenn Sie an einer Veranstaltung aus einer Veranstaltungsreihe mit (meist international) wechselnden Ausrichtern teilnehmen, geben wir Ihre Kontaktdaten in der Regel an den nächsten Veranstalter dieser Veranstaltungsreihe weiter, es sei denn, Sie haben der Weitergabe Ihrer Daten bei der Anmeldung zu dieser Veranstaltung widersprochen.

Mitgliederlisten:

Wenn Sie GVT-Mitglied sind oder in einem unserer Gremien mitarbeiten, können andere GVT-Mitglieder bzw. Mitglieder Ihres Gremiums Ihre Kontaktdaten einsehen, um mit Ihnen persönlich in Kontakt treten zu können. Dies entspricht unserem satzungsgemäßen Vereinszweck der Förderung des Informations- und Erfahrungsaustausches auf allen Ebenen.

Welche weiteren Rechte haben Sie?

a)    Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung

Gemäß den Artikeln 14-17 der EU-DSGVO informieren wir Sie hiermit, dass Sie jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten haben.

b)    Recht auf Widerruf

Haben Sie uns eine Einwilligung zur Datenverarbeitung gegeben, so können Sie diese jeder­zeit widerrufen, ohne das die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

c)    Recht auf Widerspruch gegen die Nutzung Ihrer Daten zur Direktwerbung

Aufgrund einer Interessenabwägung kann es sein, dass wir Ihre Daten für unsere Marketingmaßnahmen oder Direktwerbung nutzen. Sie haben das Recht jederzeit Widerspruch dagegen einzulegen. Der Widerspruch kann formlos per E-Mail, Fax oder Brief erfolgen. Den Bezug unserer Newsletter können Sie am einfachsten über den in den Newslettern vorhandenen Link zur Abmeldung stornieren.

d)    Recht auf Beschwerde

Sie haben jederzeit das Recht, sich bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Nutzung von Cookies

Cookies sind kleine Textdateien, die bei Nutzung unseres Webauftritts an Ihren Computer gesandt werden. Wir nutzen Cookies ausschließlich, um besondere Benutzerfunktionen realisieren zu können (sogenannte Session-Cookies). Teilweise kann es daher sein, dass Sie unsere Webseiten ohne Cookies nicht bestimmungsgemäß nutzen können. Wir setzen Cookies aber nicht ein, um Nutzerprofile zu erstellen.

Die meisten Internet-Browser sind so eingestellt, dass sie Cookies automatisch akzeptieren. Sie können das Speichern von Cookies jedoch deaktivieren oder Ihren Browser so einstellen, dass er Sie benachrichtigt, sobald Cookies gesendet werden. Benutzen Sie hierfür die Hilfe-Funktion Ihres Internet-Browsers.

Webanalyse

Zur Analyse und Optimierung unseres Internetauftritts sowie um Fehler und Engpässe beheben zu können, benutzen wir das Webanalyse-Tool Webtrends. Wenn Sie unsere Webseiten besuchen, werden durch sogenannte Zählpixel unter anderem die folgenden Informationen erhoben:

  • Geographische Lokalisierung, basierend auf Ihrer IP-Adresse (z.B. München, Deutschland)
  • Art und Version Ihres Internetbrowsers (z.B. Internet Explorer 11.0)
  • Verwendetes Betriebssystem (z.B. Windows 7)

Die Informationen werden durch Ihren Browser übermittelt und von uns statistisch ausgewertet.

Weitere Informationen

Für Fragen und Anregungen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns am besten per E-Mail unter .

 

Frankfurt am Main, den 17. Mai 2018

 

Privacy policy / Note on data processing

Whether you are a conference participant, customer, interested party or even just a visitor of a website operated by us: We respect and protect your privacy. In accordance with article 13 of the EU General Data Protection Regulation (EU-GDPR), we inform you here about the way in which we collect process and use your personal data. In particular, our focus is on the fair and transparent use of your data by GVT.

In the following we give you an overview on the personal data we collect from you and what we are using it for. We will also inform you of your rights under the applicable data protection law and whom to contact if you have any further questions.

Who are we?

The GVT e.V. is a non-profit scientific and technical association.

a)    Responsible controller as defined by EU-GDPR

GVT Forschungs-Gesellschaft Verfahrens-Technik e.V.

Theodor-Heuss-Allee 25, D-60486 Frankfurt am Main

Phone:                       +49 69 7564-374

E-Mail:                       

VR-No.:                      VR 13150 (Amtsgericht Frankfurt am Main)                                              

Executive director:    Dr. Andreas Förster

Data processing

a)    What kind of personal data are processed?

We collect your personal data if you use our services, e.g. if you attend one of our events, committee meetings or training courses, have registered for one of our newsletters or have contacted us by telephone, e-mail or as part of a personal contact (e.g. at a trade fair or other event).

In detail the following types of data are processed:

  • Name, E-Mail address
  • Private address, company address, postal address
  • If you are a GVT member: membership number
  • Profile of interests, committee memberships, participation in research projects coordinated or managed by us
  • Attended congresses, events and committee meetings
  • IT usage data (IP-address, visited websites, date and time of connection)

b)    Where does this data come from?

  • You yourself inform us about these data, when you register to use our services
  • If you are GVT member: from your membership application
  • If you attend at one of our congresses, events or committee meetings
  • If you submit an entry for an event organized by us
  • If you have registered for our newsletter
  • If you are involved in a research project coordinated or managed by GVT
  • In some cases we also receive your contact data from external cooperation partners or from publicly accessible directories
  • When you are using our internet services pseudonymised usage data associated with IP‑addresses are generated

c)    What do we use this data for and what is the legal basis for this?

Performance of a contract (Art. 6.1b of the EU-GDPR):

Usually you have a business relationship with us (current contract) or data processing is necessary on your request to carry out pre-contractual actions, for example:

  • For execution of contractual relationships, e.g. booked conferences and for invoicing the services received

Due to legal requirements (Art. 6.1c of the EU-GDPR):

As a company, we are subject to numerous tax and commercial law regulations. To comply with these regulations, we must process and store your data.

On the basis of your informed consent (Art. 6.1a of the EU-GDPR):

In some cases you have given us your informed consent to process your data, e.g. if you have subscribed to our newsletter. You can revoke this consent at any time. This also applies to consents that you gave us before the EU-GDPR came into force, i.e. before 25th of May 2018.

To fulfill your wishes and to improve our offers based on a balance of interests (Art. 6.1f of the EU-GDPR):

  • For information on events or publications of GVT which are thematically related to your profile of interest.
  • To ensure orderly operation and to optimize our services: We monitor the use of our services to ensure capacity utilization and IT security. This is done on the basis of IP addresses. We do not match IP addresses to your user account.

d)    How long do we store your data?

For the storage duration of your data different time limits apply:

  • Data having fiscal relevance are usually stored for 10 years
  • Data with commercial law relevance are usually stored for 6 years
  • Conference history: as long as you maintain your account to use our services or at least 10 years
  • Usage data such as connection history (pseudonymized over IP address): 1 year

Do we carry out profiling?

We will try to determine your interest profile from the events you have attended. This is done by thematically categorizing the respective event and comparing it with your automatically created interest profile.

Do we pass your data to third parties?

External service providers:

We are using a number of external service providers and cooperate with various course conveners [ahr2] at German university institutes to help us to deliver our event and IT services. These are for example the Newsletter2Go GmbH with its newsletter tool of the same name. All of these service providers have been carefully selected by us and contractually committed to the careful observance of all relevant data protection regulations. At the same time, of course, we only pass on the minimum amount of data required to use these services.

Passing to other event organizers:

If we perform an event together with an external organizer, we pass all relevant data to the external organizer in order to carry out the event. If you take part in an event from a series of events with (in most cases international) changing organizers, we will normally pass your contact data to the next organizer of this event series, except you have objected to the disclosure of your data when registering for this event.

Member lists or participant lists:

If you are a GVT member or a member of one of our committees or projects, members or members of your committee or project usually can view your contact details in order to get in touch with you personally. This corresponds to our statutory purpose to promote the exchange of information and experience at all levels.

What other rights do you have?

a)    Rights of access, rectification, deletion and objection

In accordance with articles 14-17 of the EU-GDPR, we hereby inform you that you have the right to access, rectify, delete or restrict the processing of your data at any time.

b)    Right of withdrawal

Your right to withdraw a given consent at any time, without affecting the lawfulness of processing based on consent before the withdrawal.

c)    Right of withdrawal to the use of your data for direct marketing purposes

Based on a balance of interests, we may use your data for our marketing measures or direct advertising. You have the right to object at any time. The objection can be made informally by e-mail, fax or letter. The easiest way to cancel your subscription to our newsletter is to use the unsubscribe link provided in the newsletter.

d)    Right of appeal

Lodge a complaint with a competent supervisory authority is always possible.

Usage of Cookies

Cookies are small text files that are sent to your computer when you use our website. We use cookies exclusively to implement special user functions (so-called session cookies). In some cases, therefore, you may not be able to use our websites as intended without cookies. However, we do not use cookies to create user profiles.

Most Internet browsers are set to automatically accept cookies. However, you can deactivate the storage of cookies or set your browser so that it informs you as soon as cookies are sent. Use the help function of your internet browser to get further details.

Web analytics

In most cases we use the web analysis tool WebTrends to analyze and optimize our websites and to eliminate errors and bottlenecks. When you visit our websites, so-called tracking pixels may collect the following information, among other things:

  • Geographical localization, based on your IP address (e.g. Munich, Germany)
  • Type and version of your Internet browser (e.g. Internet Explorer 11.0)
  • Operating system used (e.g. Windows 7)

The information is transmitted through your browser and will be statistically evaluated by us.

Further information

You can always contact us for further questions or comments. The best way to contact us is by e‑mail at

Version: May 24, 2018


 

 

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